Hvad sker der med firmabilen, når en medarbejder stopper?

Hvad sker der med firmabilen, når en medarbejder stopper?

Når en medarbejder med firmabil siger op, opstår der ofte en række spørgsmål. Hvad sker der med leasingaftalen? Kan en ny medarbejder overtage bilen? Kan bilen afleveres før tid? Og hvad betyder det for beskatningen af fri bil?

Mange virksomheder tror, at de står med to muligheder: Enten fortsætter bilen uændret hos en ny medarbejder, eller også skal den afleveres med de omkostninger, det kan medføre.

Virkeligheden er ofte mere nuanceret.

Den rigtige løsning afhænger blandt andet af leasingaftalen, virksomhedens aktuelle behov og planerne for stillingen. Derfor er det sjældent bilen, der bør være udgangspunktet – men virksomhedens situation.

I denne guide gennemgår vi, hvad der typisk sker, når en medarbejder med firmabil stopper, hvilke muligheder virksomheden har, og hvilke forhold det er vigtigt at være opmærksom på.

Leasing som det burde være: Fleksibelt, når virkeligheden ændrer sig.

Afspil videoen og hør Nikolaj forklare, hvordan fleksible samarbejdsaftaler kan give din virksomhed større frihed, når medarbejdere starter, stopper eller får nye behov.

De fleste virksomheder oplever løbende ændringer i medarbejderstab, organisation og behov. Derfor mener vi ikke, at leasing skal handle om faste rammer og lange bindinger.

Hos Agilease bygger vi samarbejdsaftaler, der tager højde for, at virkeligheden ændrer sig. Sammen aftaler vi på forhånd, hvordan flåden kan tilpasses undervejs, så I får større frihed, mindre risiko og mere ro i hverdagen.

Det er leasing, som det burde være.

Leasingaftalen stopper ikke sammen med medarbejderen

Ved erhvervsleasing er det virksomheden – ikke medarbejderen – der er leasingtager. Medarbejderen er blot registreret som bruger af bilen, og derfor fortsætter leasingaftalen som udgangspunkt, selvom medarbejderen fratræder.

Det betyder dog ikke, at virksomheden nødvendigvis er låst fast. Tværtimod findes der ofte flere muligheder, afhængigt af virksomhedens behov og den konkrete leasingaftale.

Derfor anbefaler vi, at I først skaber et overblik over situationen, før I beslutter, hvad der skal ske med bilen.

Overvej blandt andet:

• Skal stillingen genbesættes?
• Skal bilen overgå til en anden medarbejder?
• Har virksomhedens kørselsbehov ændret sig?
• Er den nuværende bil fortsat den rigtige løsning?

Svarene på de spørgsmål giver et langt bedre grundlag for at vælge den rigtige løsning end alene at fokusere på leasingaftalen.

Kan firmabilen overdrages til en anden medarbejder?

Ja – i mange tilfælde.

Hvis virksomheden allerede har fundet en afløser, eller en anden medarbejder har behov for en firmabil, kan det være oplagt at lade bilen fortsætte i virksomheden.

Men det er værd at stille ét vigtigt spørgsmål:

Er det også den bedste løsning?

En firmabil skal passe til den medarbejder, der skal bruge den. En sælger med mange kilometer om året har ikke nødvendigvis de samme behov som en projektleder eller en montør. Samtidig kan ønsker til biltype, drivlinje, udstyr og beskatningsgrundlag have ændret sig, siden bilen blev leveret.

Derfor bør virksomheden ikke kun overveje, om bilen kan overdrages – men også om den bør.

Vælger I at lade bilen overgå til en anden medarbejder, er det vigtigt, at I kontakter leasingselskabet. Den nye bruger skal registreres korrekt i leasingaftalen, så oplysningerne om bilens bruger altid er opdaterede.

Hos Agilease hjælper vi gerne med at vurdere, om det giver mest mening at lade bilen fortsætte, eller om en anden løsning passer bedre til virksomhedens behov.

Hvad hvis virksomheden ikke længere har brug for bilen?

Ikke alle medarbejdere bliver erstattet.

Måske bliver stillingen nedlagt. Måske bliver arbejdsopgaverne fordelt mellem andre medarbejdere. Eller måske har virksomheden ændret retning, så behovet for firmabiler ikke længere er det samme.

I den situation er det naturligt at spørge, om bilen kan afleveres før leasingperiodens udløb.

Det afhænger af den konkrete leasingaftale.

En førtidig afslutning kan medføre ekstraomkostninger, og derfor kan det blive en dyr beslutning, hvis bilen blot afleveres uden først at undersøge mulighederne.

Derfor anbefales det altid at tage dialogen med leasingselskabet så tidligt som muligt.

Jo tidligere situationen bliver afklaret, desto større er sandsynligheden for at finde en løsning, der både er praktisk og økonomisk fornuftig.

Det handler ikke kun om bilen

Når en medarbejder stopper, kommer samtalen hurtigt til at handle om bilen.

Men i virkeligheden handler beslutningen sjældent om bilen alene.

Virksomheden kan have udviklet sig siden leasingaftalen blev indgået. Der kan være kommet flere medarbejdere, færre medarbejdere eller helt andre kørselsbehov. Samtidig kan den næste firmabilsbruger have andre ønsker end sin forgænger.

Derfor er det ofte mere værdifuldt at stille spørgsmålet:

Hvad har virksomheden brug for nu?

Først når det spørgsmål er besvaret, giver det mening at beslutte, om den eksisterende bil skal fortsætte, udskiftes eller afleveres.

Det giver et langt bedre beslutningsgrundlag end blot at tage udgangspunkt i den eksisterende leasingaftale.

Sådan hjælper Agilease virksomheder, når behovene ændrer sig

Når en virksomhed kontakter os, fordi en medarbejder med firmabil stopper, starter vi ikke med at kigge på bilen.

Vi starter med at forstå situationen.

Har virksomheden allerede fundet en afløser? Er kørselsbehovet det samme som tidligere? Eller giver det bedre mening at finde en anden løsning?

I mange tilfælde kan den eksisterende bil fortsætte hos en ny medarbejder. I andre tilfælde giver det større værdi at finde en anden bil, som passer bedre til virksomhedens aktuelle behov.

For os handler operationel erhvervsleasing ikke om at holde fast i én bestemt bil eller én bestemt leasingaftale.

Det handler om at finde den løsning, der fungerer bedst for virksomheden – også når medarbejdere skifter job, eller behovene ændrer sig.

Vi mener nemlig, at ingen skal køre rundt i en firmabil, der ikke passer til deres hverdag.

Hvad sker der med beskatningen af fri bil?

Når en medarbejder afleverer sin firmabil, ophører beskatningen af fri bil som udgangspunkt fra det tidspunkt, hvor medarbejderen ikke længere har bilen til rådighed.

Det er derfor vigtigt, at virksomheden kan dokumentere, hvornår bilen er afleveret. Datoen bør registreres, ligesom aflevering af nøgler, ladekabler, ladebrikker, brændstofkort og andet udstyr bør dokumenteres.

Hvis bilen efterfølgende stilles til rådighed for en ny medarbejder, begynder beskatningen først, når den nye medarbejder får rådighed over bilen.

Er virksomheden i tvivl om de skattemæssige regler, kan det være en god idé at tage dialogen med virksomhedens lønansvarlige, HR-afdeling, revisor eller leasingselskab. På den måde sikrer I, at overgangen bliver håndteret korrekt.

De skattemæssige regler for fri bil kan ændre sig over tid. Derfor anbefaler vi altid at tage udgangspunkt i Skattestyrelsens vejledning om fri bil, hvis du ønsker at læse de gældende regler:
Skattestyrelsens vejledning om fri bil

Husk også de praktiske detaljer

En medarbejders fratrædelse handler om mere end selve bilen.

Inden bilen afleveres eller overdrages, bør virksomheden sikre, at alt udstyr følger med. Det gælder blandt andet:

• Bilnøgler
• Ladekabler
• Ladebrikker
• Brændstofkort
• Registreringsattest
• Servicebog, hvis den medfølger
• Eventuelt ekstraudstyr

Samtidig bør virksomheden gennemgå de abonnementer og aftaler, der er knyttet til bilen.

Det kan eksempelvis være BroBizz, parkeringsabonnementer, ladeaftaler eller brændstofkort, som skal afsluttes eller overdrages.

En god aflevering giver et bedre overblik og reducerer risikoen for efterfølgende spørgsmål eller unødige omkostninger.

Fleksibilitet er en del af rådgivningen

Når en medarbejder stopper, ændrer virksomhedens behov sig ofte. Det betyder ikke nødvendigvis, at den bedste løsning er at lade den næste medarbejder overtage den samme bil.

Hos Agilease tager vi altid udgangspunkt i den konkrete situation. Har den nye medarbejder det samme kørselsbehov? Er der behov for en anden biltype? Eller giver det bedre mening at finde en helt ny løsning?

I mange tilfælde kan vi tage den eksisterende bil retur og hjælpe virksomheden med en anden bil, der passer bedre til den nye medarbejders behov. Det betyder, at virksomheden ikke nødvendigvis er bundet til én bestemt bil, blot fordi den indgik i den oprindelige leasingaftale.

For os handler leasing ikke om at holde fast i én bestemt bil eller én bestemt aftale. Det handler om at skabe en løsning, der fungerer i praksis – også når virksomheden udvikler sig, eller medarbejdere skifter job.

Vores succes bliver ikke målt på, hvor længe en bestemt bil bliver i den samme aftale. Den bliver målt på, om vores kunder er glade for deres løsning. Vi mener nemlig, at ingen skal køre rundt i en firmabil, de ikke er glade for.