Hvad sker der med firmabilen, når en medarbejder stopper?

Hvad sker der med firmabilen, når en medarbejder stopper?

En medarbejder siger op. Måske har I allerede fundet en afløser, måske går der lidt tid, før stillingen bliver besat. Midt i alle de praktiske opgaver opstår spørgsmålet:

Hvad gør vi med firmabilen?

Mange virksomheder oplever, at de står med et valg, der virker mere låst, end det måske behøver at være. Skal bilen afleveres før tid med de omkostninger, det kan medføre? Eller skal den overdrages til en ny medarbejder, selvom det måske ikke er det rigtige match?

Hos Agilease oplever vi den situation jævnligt, og vores erfaring er, at der ofte findes flere muligheder, end virksomhederne forventer.

Nogle gange er den rigtige løsning, at bilen overtages af en ny medarbejder. Andre gange giver det bedre mening, at vi tager bilen retur og hjælper virksomheden med en anden bil, som passer bedre til den nye firmabilsbruger og virksomhedens aktuelle behov.

For os handler leasing ikke om at holde fast i én bestemt bil eller én bestemt aftale. Det handler om at finde den løsning, der fungerer bedst for kunden – også når virksomheden udvikler sig, eller medarbejdere skifter job.

I denne guide gennemgår vi, hvad der typisk sker med leasingaftalen, når en medarbejder stopper, hvilke muligheder virksomheden har, og hvordan I bedst kommer videre.

Leasingaftalen stopper ikke nødvendigvis sammen med medarbejderen

Leasingaftalen fortsætter som udgangspunkt, selvom medarbejderen fratræder. Ved erhvervsleasing er det nemlig virksomheden – ikke medarbejderen – der har indgået leasingaftalen.

Men det betyder ikke nødvendigvis, at virksomheden er låst fast i én bestemt løsning.

Når en kunde kontakter os, starter vi med at forstå situationen. Skal stillingen genbesættes? Er kørselsbehovet ændret? Er den eksisterende bil fortsat det rigtige valg?

Først når vi har svar på de spørgsmål, giver det mening at tale om den bedste løsning.

Når en medarbejder stopper, er der ofte flere muligheder

Når en medarbejder stopper, er den første tanke ofte, at bilen enten skal afleveres eller overtages af en anden medarbejder.

Men der findes ofte flere muligheder.

Måske er en ny medarbejder allerede på vej. Måske er virksomhedens behov ændret. Eller måske giver det bedre mening at skifte bilen ud med en anden model, som passer bedre til den næste firmabilsbruger.

Det er netop derfor, vi altid anbefaler, at virksomheden tager dialogen med leasingpartneren, så snart situationen opstår.

Jo tidligere vi kommer ind i processen, desto flere muligheder er der som regel for at finde en løsning, der giver mening – både praktisk og økonomisk.

Vi kan naturligvis ikke love, at alle aftaler kan ændres eller afsluttes uden omkostninger. Det afhænger altid af den konkrete leasingaftale.

Men vi kan love, at vi gør os umage for at undersøge mulighederne, før vi konkluderer, at der ingen er.

Kan firmabilen overdrages til en anden medarbejder?

Ja, det kan den ofte.

Hvis virksomheden har ansat en afløser, eller en anden medarbejder har behov for en firmabil, kan det være en oplagt løsning at lade bilen fortsætte i virksomheden. Men det er ikke nødvendigvis den bedste løsning.

En firmabil er en del af medarbejderens hverdag, og kørselsbehov, arbejdsopgaver og personlige præferencer varierer fra person til person. Derfor er det værd at overveje, om den eksisterende bil fortsat er det rigtige valg – eller om en anden bil vil skabe større værdi for både virksomheden og medarbejderen.

Hos Agilease starter vi derfor ikke med bilen. Vi starter med behovet.

I mange tilfælde kan vi tage den eksisterende bil retur og hjælpe virksomheden med en anden bil, der passer bedre til den nye medarbejders kørselsmønster, arbejdsopgaver og ønsker. Det giver ofte en bedre løsning, end blot at lade den samme bil gå videre fra én medarbejder til den næste.

Vores mål er ikke at holde fast i en bestemt bil. Vores mål er, at virksomheden og firmabilsbrugeren ender med en løsning, de er glade for – også når medarbejdere skifter, eller virksomhedens behov udvikler sig.

Hvad hvis virksomheden ikke længere har brug for bilen?

Nogle gange er situationen en anden.

Måske nedlægges stillingen. Måske bliver medarbejderen ikke erstattet. Eller måske har virksomheden ændret retning, så bilbehovet ganske enkelt er blevet mindre.

I den situation er det naturligt at spørge, om bilen kan afleveres før tid.

Svaret afhænger af leasingaftalen.

Hos mange leasingselskaber vil en førtidig aflevering kunne udløse en større slutafregning eller betaling af en betydelig del af de resterende leasingydelser. Derfor kan en hurtig beslutning om blot at returnere bilen ende med at blive en dyr løsning.

Hos Agilease vælger vi en anden tilgang.

Hos Agilease undersøger vi først, hvilke muligheder der giver mest værdi for virksomheden.

I nogle tilfælde kan det være den rigtige løsning at afslutte aftalen. I andre tilfælde giver det bedre mening at finde en ny bil eller en ny løsning, som passer til virksomhedens aktuelle situation.

Vores mål er ikke at fastholde én bestemt bil. Vores mål er at sikre, at virksomheden har den rigtige løsning.

Hvad sker der med beskatningen?

Når en medarbejder stopper og afleverer sin firmabil, ophører beskatningen af fri bil som udgangspunkt fra det tidspunkt, hvor medarbejderen ikke længere har bilen til rådighed.

Det er derfor vigtigt, at virksomheden får styr på de praktiske forhold omkring afleveringen. Datoen for tilbagelevering bør dokumenteres, og nøgler, ladebrikker, brændstofkort og andet udstyr bør registreres ved udlevering og aflevering.

Hvis bilen efterfølgende stilles til rådighed for en ny medarbejder, starter beskatningen først, når den nye medarbejder faktisk har rådighed over bilen.

Er virksomheden i tvivl om de skattemæssige konsekvenser, kan det være en god idé at tage dialogen med både leasingselskabet og virksomhedens revisor eller lønadministration, så overgangen håndteres korrekt.

Husk også de praktiske detaljer

Når en medarbejder afleverer sin firmabil, er der flere praktiske opgaver end blot at modtage bilnøglen.

Det er en god idé at gennemgå bilen sammen med medarbejderen og sikre, at alt udstyr følger med. Det gælder blandt andet ekstra nøgler, ladekabler, ladebrikker, servicebog, registreringsattest og eventuelt ekstraudstyr, som fulgte med bilen.

Samtidig bør virksomheden få afsluttet eventuelle aftaler om brændstof- eller ladekort, parkeringsabonnementer og brobizz, så der ikke fortsætter udgifter efter medarbejderens fratrædelse.

Jo bedre processen er planlagt, desto nemmere bliver overgangen – både for virksomheden og den medarbejder, der afleverer bilen.

Fleksibilitet er en del af rådgivningen

Når en medarbejder stopper, ændrer virksomhedens behov sig ofte. Det betyder ikke nødvendigvis, at den bedste løsning er at lade den næste medarbejder overtage den samme bil.

Hos Agilease tager vi altid udgangspunkt i den konkrete situation. Har den nye medarbejder det samme kørselsbehov? Er der behov for en anden biltype? Eller giver det bedre mening at finde en helt ny løsning?

I mange tilfælde kan vi tage den eksisterende bil retur og hjælpe virksomheden med en anden bil, der passer bedre til den nye medarbejders behov. Det betyder, at virksomheden ikke nødvendigvis er bundet til én bestemt bil, blot fordi den indgik i den oprindelige leasingaftale.

For os handler leasing ikke om at holde fast i én bestemt bil eller én bestemt aftale. Det handler om at skabe en løsning, der fungerer i praksis – også når virksomheden udvikler sig, eller medarbejdere skifter job.

Vores succes bliver ikke målt på, hvor længe en bestemt bil bliver i den samme aftale. Den bliver målt på, om vores kunder er glade for deres løsning. Vi mener nemlig, at ingen skal køre rundt i en firmabil, de ikke er glade for.