Sådan vælger du den rigtige leasingpartner – den komplette guide til virksomheder
Nikolaj Rasmussen
Leasingdirektør·
GuideLeasingpartnerLeasing
Sådan vælger du den rigtige leasingpartner
Den vigtigste beslutning er sjældent bilen
Når virksomheder skal vælge en ny leasingpartner, begynder processen ofte det samme sted: Der indhentes tilbud, leasingydelser sammenlignes, og regnearket åbnes.
Det er en naturlig tilgang. Leasingydelsen er synlig, let at sammenligne og har en direkte indflydelse på budgettet. Men den fortæller kun en lille del af historien.
En leasingpartner leverer nemlig ikke bare biler. For de fleste virksomheder bliver leasingpartneren en langsigtet samarbejdspartner, der får betydning for alt fra økonomi og administration til medarbejderoplevelsen og den daglige drift.
Det er leasingpartneren, der hjælper, når en ny medarbejder skal have firmabil. Når en bil skal på værksted. Når en medarbejder stopper. Når virksomheden ønsker at skifte fra diesel til el. Eller når bilflåden skal optimeres, fordi behovene ændrer sig.
Jo større bilflåden er, desto større bliver betydningen af et velfungerende samarbejde.
Det centrale spørgsmål
Ikke: Hvem kan levere bilen billigst? Men: Hvem kan bedst hjælpe os med at få bilflåden til at fungere de næste tre, fire eller fem år?
En mindre besparelse på den månedlige ydelse kan hurtigt miste sin værdi, hvis virksomheden samtidig bruger unødig tid på administration, oplever lange svartider eller står alene, når en aftale ikke længere passer til virkeligheden. Omvendt kan en partner, der arbejder proaktivt og tager ansvar undervejs, skabe værdi langt ud over det, der står i kontrakten.
Denne guide hjælper jer med at afklare, hvad I reelt har brug for, hvad I bør undersøge, og hvilke spørgsmål der adskiller en almindelig leverandør fra en leasingpartner, der fungerer i praksis.
1. Hvad kendetegner en god leasingpartner?
En god leasingpartner skal naturligvis kunne levere konkurrencedygtige biler og aftaler. Men den egentlige kvalitet viser sig ofte efter underskriften – når en medarbejder stopper, kilometertallet ændrer sig, bilen skal på værksted, eller virksomheden får brug for at skalere op eller ned.
Det er derfor mere præcist at se leasing som en løbende service end som en enkelt handel. Bilen er vigtig, men den er kun én del af løsningen. Den anden del er den måde, partneren håndterer hverdagen omkring bilen på.
Aftalen skal kunne fungere, når virkeligheden ændrer sig
Virksomheder er ikke statiske. Medarbejdere skifter job, afdelinger vokser, kørselsmønstre ændrer sig, og en bil, der passede godt ved leasingperiodens begyndelse, kan senere være for stor, for lille eller forkert til opgaven. Derfor bør fleksibilitet ikke være en uklar hensigtserklæring. Den bør kunne genfindes i de konkrete vilkår og i partnerens måde at arbejde på.
Spørg eksempelvis, hvad der sker, hvis en medarbejder stopper midt i perioden, hvis kilometertallet skal reguleres, eller hvis bilen bør overgå til en anden medarbejder. Agileases guide om firmabilen ved medarbejderstop gennemgår netop en af de situationer, hvor aftalens reelle fleksibilitet bliver tydelig.
I skal vide, hvem der tager ansvar
En fast kontaktperson er ikke kun et spørgsmål om god service. Det reducerer misforståelser, sparer tid og gør det lettere at træffe hurtige beslutninger. Rådgiveren kender virksomhedens bilpolitik, budgetter, medarbejdere og historik og kan derfor handle på et bedre grundlag.
Det afgørende er ikke, om leasingpartneren har et stort callcenter eller en avanceret portal. Det afgørende er, om I kan få hjælp, når situationen falder uden for standardprocessen.
Økonomien skal være gennemsigtig – også ved ændringer og aflevering
En attraktiv pris ved aftalens begyndelse er kun værdifuld, hvis vilkårene samtidig er tydelige. Det gælder blandt andet over- og underkørte kilometer, skader, gebyrer, førtidig aflevering, ændringer i løbetiden og bilens stand ved tilbagelevering.
Bed derfor om at få de situationer forklaret, som kan opstå – ikke kun den situation, I forventer. En partner, der kan forklare vilkårene enkelt og konkret, gør det også lettere at budgettere og undgå ubehagelige overraskelser.
2. Hvornår bør I undersøge markedet?
Det er oplagt at undersøge alternativer, hvis samarbejdet ikke fungerer. Men utilfredshed er ikke den eneste anledning. Et markedstjek kan også være relevant, når virksomheden har udviklet sig, og den eksisterende løsning ikke længere matcher den måde, I arbejder på.
Bilflåden er vokset
En løsning, der fungerede med fem biler, fungerer ikke nødvendigvis med 25. Når flåden vokser, bliver behovet for overblik, ensartede processer, rapportering og en tydelig ansvarsfordeling større.
I bruger for meget tid på biladministration
Hvis økonomi, HR eller ledelse bruger betydelig tid på værkstedsbookinger, spørgsmål fra medarbejdere, fakturakontrol og opfølgning, er det værd at undersøge, om en anden samarbejdsmodel kan reducere belastningen.
Aftalerne er blevet for rigide
Gentagne udfordringer ved medarbejderskift, kilometerreguleringer eller førtidige ændringer er et tegn på, at kontrakterne ikke følger virksomhedens virkelighed.
I står foran en større omlægning
Elektrificering, ny bilpolitik, fusion, nye lokationer eller en større rekruttering kan ændre kravene til både biler, ladeforhold, økonomi og rådgivning.
Samarbejdet er blevet upersonligt
Hvis I bliver sendt mellem afdelinger og gentagne gange skal forklare jeres situation på ny, kan det være svært at få den proaktive rådgivning, som en bilflåde kræver.
I mangler overblik over den samlede økonomi
Hvis beslutninger primært træffes ud fra månedlige ydelser, kan der være værdi i en partner, som arbejder mere systematisk med bilflådens samlede omkostninger.
Start i god tid – men skift ikke for skiftets skyld
Et partnerskifte kan typisk gennemføres gradvist, efterhånden som de eksisterende aftaler udløber. Derfor behøver I ikke vente, til hele bilflåden står foran udskiftning. Det vigtigste er at skabe et realistisk billede af kontrakternes udløb og beslutte, hvordan en eventuel overgang skal foregå.
Et markedstjek behøver heller ikke ende med et skifte. Det kan bekræfte, at den nuværende løsning er den rigtige, eller give et bedre grundlag for at genforhandle samarbejdet. Målet er ikke forandring i sig selv. Målet er at sikre, at løsningen stadig understøtter forretningen.
3. Sådan forbereder I jer, før I kontakter nye leasingpartnere
Jo tydeligere I er om jeres egne behov, desto lettere bliver det at vurdere, om en leasingpartner reelt passer til virksomheden. En god proces begynder derfor ikke med at bede om priser på tre tilfældige biler. Den begynder med at skabe overblik over den eksisterende bilflåde og den hverdag, aftalen skal understøtte.
Kortlæg den nuværende bilflåde
- Antal biler og aftalernes udløbsdatoer
- Biltype, drivmiddel og årligt kilometertal
- Månedlige ydelser og inkluderede services
- Hyppige ændringer, brugerbytter og førtidige afleveringer
- Tid brugt på administration, skader og værksted
- Medarbejdernes mest almindelige spørgsmål og problemer
5 spørgsmål I bør stille jer selv, før I indhenter tilbud
Brug fem minutter på disse spørgsmål, før I kontakter et leasingselskab. Det gør det langt lettere at sammenligne tilbud og finde den løsning, der passer bedst til virksomheden.
1. Hvad fungerer godt ved vores nuværende leasingpartner?
Hvis samarbejdet overordnet fungerer godt, er det værd at identificere hvorfor. Det giver et bedre grundlag for at vurdere, om en ny leverandør rent faktisk kan tilbyde noget bedre.
2. Hvad vil vi gerne forbedre?
Er det administrationen?
Leveringstiden?
Rådgivningen?
Prisen?
Fleksibiliteten?
Jo tydeligere målet er, desto nemmere bliver det at sammenligne leverandørerne på de rigtige parametre.
3. Hvordan forventer vi, at vores virksomhed udvikler sig?
Planlægger I at ansætte flere medarbejdere?
Udvide bilflåden?
Skifte til elbiler?
Åbne nye lokationer?
Den rigtige leasingpartner skal kunne understøtte virksomhedens udvikling – ikke kun dens nuværende behov.
4. Hvem skal involveres i beslutningen?
Det er sjældent kun økonomiafdelingen.
Overvej om også HR, ledelsen, indkøb og de medarbejdere, der bruger bilerne til daglig, bør inddrages.
5. Hvad betyder mest for os?
Lav gerne en prioriteret liste.
Eksempel:
- Service
- Fleksibilitet
- Fast kontaktperson
- Pris
- Digitale løsninger
- Leveringstid
Når prioriteringerne er tydelige, bliver det langt lettere at vurdere de forskellige leasingpartnere objektivt.
Tegn på, at det kan være tid til at undersøge markedet
Der findes sjældent ét enkelt tegn på, at det er tid til at skifte leasingpartner. Det er ofte summen af flere oplevelser, der gør forskellen.
Det kan blandt andet være, hvis I oplever:
- Lange svartider, når I har brug for hjælp.
- Skiftende kontaktpersoner, så I hele tiden skal starte forfra.
- Manglende rådgivning, når virksomheden udvikler sig.
- Uforudsete omkostninger, som ikke var tydelige ved aftalens indgåelse.
- Besværlige processer omkring værksted, skader eller aflevering.
- Utilfredse firmabilsbrugere, der oplever unødig ventetid eller manglende sparring.
- Manglende fleksibilitet, når kørselsbehov eller medarbejdere ændrer sig.
Ét eller to punkter behøver ikke betyde, at samarbejdet skal stoppe. Men hvis flere af dem går igen, kan det være værd at undersøge, om markedet tilbyder en løsning, der passer bedre til jeres virksomhed.
Læs også: Hvad sker der med firmabilen, når en medarbejder stopper?
Et par relevante guides
Hvis I er i gang med at undersøge markedet, kan disse guides også være relevante:
- Operationel erhvervsleasing – Få overblik over, hvordan operationel leasing fungerer.
- Operationel vs. finansiel leasing – Hvilken leasingform passer bedst til jeres virksomhed?
- Hvad sker der med firmabilen, når en medarbejder stopper? – En praktisk guide til en situation, de fleste virksomheder oplever.
- Beregn beskatningen af en firmabil – Se den forventede beskatning på forskellige firmabiler.
Er I nysgerrige på, hvordan jeres nuværende leasingløsning står i forhold til markedet?
En gennemgang af bilflåden kan ofte afdække muligheder for at optimere både økonomi, administration og fleksibilitet - også selvom konklusionen er, at jeres nuværende løsning er den rigtige.
Sammenlign leasingpartnere på mere end prisen
Kriterium
Månedlig leasingydelse
Fleksibilitet i aftalen
Fast kontaktperson
Rådgivning og sparring
Kundetilfredshed
Digitale løsninger
Leveringstid
Service og værkstedsnetværk
Erfaring med virksomheder som jeres
Gennemsigtighed i aftalen
Vægt
20 %
20 %
10 %
15 %
10 %
10 %
5 %
15 %
5 %
20 %
Leasingpartner A
Leasingpartner B
Giv hvert punkt en karakter
En enkel metode er at give hver leasingpartner en karakter fra 1 til 5 på hvert område.
1 = Utilfredsstillende
3 = Tilfredsstillende
5 = Fremragende
Når karaktererne ganges med vægtningen, bliver det langt lettere at se, hvilken løsning der samlet set matcher virksomhedens behov bedst.
Det gør også beslutningen lettere at dokumentere over for ledelsen eller bestyrelsen.
Pris er sjældent den største udgift
Forestil jer to tilbud.
Leasingpartner A
- Leasingydelse: 3.995 kr./md.
Leasingpartner B
- Leasingydelse: 4.195 kr./md.
Umiddelbart virker Leasingpartner A som det oplagte valg.
Men hvad nu hvis Leasingpartner B samtidig tilbyder:
- En fast kontaktperson, som kender jeres virksomhed.
- Hurtigere levering af nye biler.
- Mere fleksible leasingaftaler.
- Hjælp ved medarbejderskift.
- Digital administration af bilflåden.
- Løbende sparring om bilvalg og Total Cost of Ownership.
Den ekstra månedlige udgift kan hurtigt være tjent hjem, hvis virksomheden sparer administration, undgår fejl eller får bedre rådgivning gennem hele leasingperioden.
Det er derfor vigtigt at se på den samlede værdi af samarbejdet – ikke kun den månedlige leasingydelse.
Pris er kun én del af ligningen
Når virksomheder indhenter tilbud fra forskellige leasingselskaber, er det naturligt at starte med den månedlige leasingydelse.
Det er trods alt den pris, der står tydeligst i tilbuddet, og den er nem at sammenligne på tværs af leverandører.
Men hvis leasingydelsen bliver det primære beslutningsgrundlag, risikerer virksomheden at vælge en løsning, som ser attraktiv ud på papiret – men som viser sig at være dyrere i praksis.
Den månedlige leasingydelse fortæller nemlig kun en del af historien.
Den fortæller ikke, hvor meget tid virksomheden bruger på administration. Den fortæller ikke, hvor hurtigt medarbejderne får hjælp, når der opstår problemer. Og den fortæller heller ikke, hvor fleksibel leasingaftalen er, hvis virksomhedens behov ændrer sig undervejs.
Det er netop derfor, mange virksomheder i dag ser på den samlede værdi af samarbejdet frem for alene at fokusere på prisen.
Hvad koster en billig leasingaftale egentlig?
Forestil dig to virksomheder, der begge skal lease 20 firmabiler.
Den første vælger den leverandør, der tilbyder den laveste månedlige leasingydelse.
Den anden vælger en leasingpartner, der er en smule dyrere, men som samtidig tilbyder en fast kontaktperson, hurtig responstid, proaktiv rådgivning og større fleksibilitet.
På papiret ser den første løsning billigst ud.
Men hvad nu hvis økonomiafdelingen bruger flere timer hver måned på at følge op på værkstedsbesøg, koordinere dækskift eller håndtere spørgsmål fra medarbejderne?
Hvad hvis en medarbejder må vente flere dage på svar om en skade eller en ny firmabil?
Eller hvis virksomheden får behov for at ændre kilometer eller udskifte en bil før tid, men mødes af en ufleksibel aftale?
De omkostninger fremgår sjældent af tilbuddet. Alligevel kan de få langt større betydning end forskellen på nogle få hundrede kroner om måneden.
Se på den samlede økonomi – ikke kun leasingydelsen
Når virksomheder vurderer forskellige leasingpartnere, kan det derfor være en fordel at se på den samlede løsning.
Overvej blandt andet:
- Hvor meget administration sparer vi?
- Hvor fleksibel er leasingaftalen, hvis vores behov ændrer sig?
- Hvilke services er inkluderet i leasingydelsen?
- Hvordan håndteres service, skader og værkstedsbesøg?
- Får vi en fast kontaktperson, der kender vores virksomhed?
- Hvordan bliver medarbejdernes oplevelse af samarbejdet?
Det er ofte svarene på disse spørgsmål, der afgør, om samarbejdet opleves som en succes flere år efter, at kontrakten er underskrevet.
Total Cost of Ownership giver et mere retvisende billede
Mange virksomheder arbejder allerede med Total Cost of Ownership (TCO), når de investerer i maskiner, IT eller produktionsudstyr. Den samme tankegang giver god mening, når det gælder firmabiler og leasing.
I stedet for kun at sammenligne leasingydelsen ser TCO på de samlede omkostninger gennem hele aftaleperioden.
Det omfatter blandt andet:
- Leasingydelse.
- Service og vedligeholdelse.
- Dæk og dækskifte.
- Administration.
- Medarbejdernes tidsforbrug.
- Eventuelle omkostninger ved ændringer eller aflevering.
Jo større bilflåde virksomheden har, desto større betydning får disse forhold.
Stil de spørgsmål, der ikke står i tilbuddet
Stil de spørgsmål, der ikke står i tilbuddet
Et tilbud fortæller sjældent hele historien.
Derfor bør virksomheder ikke nøjes med at sammenligne pris, men også stille spørgsmål til den måde, samarbejdet fungerer på i praksis.
- Hvordan bliver I mødt, når I ringer?
- Hvem har ansvaret, hvis en medarbejder stopper?
- Hvor hurtigt kan en ny bil leveres?
- Hvem hjælper med at vælge den rigtige firmabil?
- Og hvordan håndteres de situationer, der uundgåeligt opstår i løbet af en leasingperiode?
Det er svarene på de spørgsmål, der ofte afgør, om virksomheden oplever leasingpartneren som en leverandør – eller som en samarbejdspartner.