Firmabilspolitikken sætter rammerne
En firmabilspolitik beskriver de regler og principper, virksomheden beslutter, før medarbejdere får eller bruger firmabil. Den skaber klare forventninger til bilvalg, økonomi, privat brug, løbende udgifter og ansvar.
Guiden handler om virksomhedens regler – ikke om den løbende administration af bilflåden. Når rammerne er fastlagt, kan de omsættes til den praktiske flådestyring.
Har I allerede reglerne på plads, kan I læse videre om flådestyring af firmabiler.
Det kommer vi ind på i guiden
✓ Ret til firmabil: Hvilke medarbejdere og roller skal være omfattet af ordningen?
✓ Bilbudget og bilvalg: Hvordan kan I sætte en TCO-ramme og samtidig give medarbejderen fleksibilitet?
✓ Privat brug og kilometer: Hvilke rammer skal gælde for brugen af bilen og ændringer i kørselsbehov?
✓ Løbende udgifter: Hvordan håndterer I opladning, brændstof, parkering og andre omkostninger?
✓ Service, skader og bøder: Hvordan fordeles ansvar mellem virksomhed og firmabilsbruger?
✓ Ændringer undervejs: Hvad gør I ved jobskifte, fratrædelse eller større udskiftning blandt medarbejderne?
✓ Praktisk tjekliste: 11 konkrete punkter I kan bruge, når firmabilspolitikken skal udformes eller opdateres.
Hvem skal have ret til firmabil?
Der findes ikke én rigtig model for, hvem der skal have ret til firmabil. Det afhænger blandt andet af virksomhedens organisation, medarbejdernes kørselsbehov, og hvordan firmabil indgår i den samlede kompensation.
Eksempel
I nogle virksomheder er ordningen primært for sælgere og andre medarbejdere med meget erhvervskørsel. I andre omfatter den også ledere, direktionsmedlemmer eller andre nøglemedarbejdere.
Det kan derfor være en fordel at arbejde med forskellige bilniveauer.
Et forenklet eksempel kunne være, at en sælger har én TCO-ramme, en manager har en højere TCO-ramme, og et direktionsmedlem har en tredje ramme. De konkrete niveauer vil variere fra virksomhed til virksomhed – pointen er, at virksomheden kan definere forskellige rammer efter rolle og behov frem for at have én bilramme for alle.
Tip: Beskriv også i politikken, hvem der godkender en firmabil, hvem der kan godkende afvigelser fra de normale rammer, og hvad der sker, hvis medarbejderens rolle eller kørselsbehov ændrer sig.
Hvad er TCO?
TCO står for Total Cost of Ownership og dækker over de samlede omkostninger ved at have bilen – ikke kun den månedlige leasingydelse. Det kan fx være finansiering, service, forsikring, afgifter, brændstof/strøm og øvrige driftsomkostninger.
Bilbudget og bilvalg skal være tydelige
Hos mange af de virksomheder, vi arbejder med, er udgangspunktet ikke en fast liste over bestemte bilmærker, modeller eller udstyrsniveauer. I stedet får vi typisk en TCO-ramme, som firmabilen skal holde sig inden for. Derefter finder vi sammen med den enkelte firmabilsbruger den bil, der passer bedst til personens behov og virksomhedens økonomiske ramme.
Det giver medarbejderen en høj grad af valgfrihed uden at virksomheden mister kontrollen over biløkonomien. Samtidig undgår virksomheden at skulle vedligeholde en detaljeret liste over konkrete modeller, som hurtigt kan blive forældet, når priser, leveringstider og modelprogrammer ændrer sig.
Virksomheden bør dog stadig tage stilling til, om der skal være overordnede krav til bilvalget. Det kan eksempelvis være, at firmabilerne skal være elbiler, at de skal opfylde bestemte sikkerhedskrav, eller at enkelte biltyper ikke passer til virksomhedens profil eller behov.
Privat brug, kilometer og løbende udgifter
Beskriv virksomhedens rammer for privat brug, erhvervskørsel og forventet kørselsomfang. Det er især relevant at aftale, hvordan væsentlige ændringer i kilometerbehov håndteres, så leasingaftalen fortsat passer til den faktiske brug.
Hvis den faktiske kørsel afviger fra aftalen, kan I læse mere om overkørte kilometer på leasingbil.
Firmabilspolitikken bør også tydeliggøre, hvilke udgifter virksomheden dækker, hvordan medarbejderen afregner dem, og hvilke udgifter medarbejderen selv har ansvar for. Det gælder blandt andet opladning eller brændstof, parkering, vask og andre løbende omkostninger.
Refusions- og skatteregler skal altid kontrolleres efter de gældende forhold, før konkrete satser eller krav skrives ind.
Service, skader og bøder kræver klar ansvarsfordeling
Fastlæg ansvaret for at følge servicekrav, reagere på advarsler og indberette skader. Beskriv også virksomhedens proces ved uheld og hvem medarbejderen skal kontakte.
Bilpolitikken bør gøre ansvarsfordelingen ved bøder og andre førerrelaterede forhold tydelig. Eventuelle juridiske eller ansættelsesretlige formuleringer bør kvalitetssikres særskilt.
Firmabilspolitikken bør definere ansvaret. Den løbende kalenderstyring af service, skader og aftaleudløb hører derimod hjemme i flådestyringen.
Når medarbejderens situation ændrer sig
En god bilpolitik tager højde for ændringer undervejs. Beskriv, hvad der sker ved ændret stilling, længere fravær, markant ændret kørselsbehov eller andre forhold, der kan påvirke behovet for firmabil.
Hvis virksomheden har mange firmabiler eller løbende udskiftning blandt medarbejderne, kan fleksibiliteten i selve leasingaftalen være mindst lige så vigtig som reglerne i bilpolitikken.
Det kan derfor være relevant at spørge leasingselskabet, om firmabilsordningen kan indeholde aftaler, hvor virksomheden eksempelvis kan levere et aftalt antal biler tilbage om året på særlige vilkår, hvis medarbejdere stopper eller behovet ændrer sig.
Når medarbejderen stopper, bør politikken beskrive ansvar og proces for tilbagelevering, og hvem i virksomheden der koordinerer med leasingselskabet.
Selve processen kan I læse mere om i guiden til aflevering af leasingbil.
Tjekliste: 11 punkter I bør tage stilling til
Brug listen som arbejdsgrundlag, når I opretter eller reviderer virksomhedens firmabilspolitik.
✓ Ret til firmabil: Hvilke roller eller medarbejdergrupper er omfattet?
✓ Godkendelse: Hvem godkender bilen og eventuelle undtagelser?
✓ Bilbudget: Hvilken økonomisk ramme gælder, og hvad omfatter den?
✓ Bilvalg: Hvilke biler eller drivmidler må vælges?
✓ Privat brug: Hvilke rammer gælder for medarbejderens private brug?
✓ Kilometer: Hvordan håndteres ændret kørselsbehov og afvigelser fra aftalen?
✓ Udgifter: Hvem betaler opladning, brændstof, parkering og øvrige løbende udgifter?
✓ Service: Hvem har ansvar for service, vedligehold og opfølgning?
✓ Skader og bøder: Hvordan anmeldes skader, og hvordan er ansvaret fordelt?
✓ Ændringer: Hvad sker der ved ny rolle, fravær eller ændret behov?
✓ Tilbagelevering: Hvordan foregår processen, når medarbejderen stopper eller bilen skal afleveres?
Fra bilpolitik til en løsning, der fungerer i hverdagen
Vores ekspertise ligger i erhvervsleasing til virksomheder, og vi arbejder med virksomheder, der har meget forskellige behov og firmabilsordninger. Nogle ønsker en enkel TCO-ramme med stor valgfrihed til medarbejderen, mens andre har flere bilniveauer, særlige krav eller behov for ekstra fleksibilitet, når medarbejdere skifter rolle eller forlader virksomheden.
Derfor behøver en firmabilsordning ikke være et låst og standardiseret setup. Vi kan være med til at strikke en løsning sammen med jer, hvor bilpolitik, økonomiske rammer og leasingaftaler understøtter den måde, jeres virksomhed faktisk fungerer på.
Målet er ikke at presse virksomheden ind i én bestemt model, men at finde den balance mellem valgfrihed, budgetsikkerhed, fleksibilitet og administration, der passer bedst til jer.
Læs mere om, hvordan vi arbejder med firmabiler til virksomheder.
Få firmabilspolitikken til at fungere i praksis
Vi rådgiver virksomheder om firmabiler og operationel erhvervsleasing med fokus på fleksibilitet, budgetsikkerhed og mindre administration. Vi kan hjælpe med at omsætte jeres rammer og bilpolitik til et leasingsetup, der fungerer i hverdagen.