Firmabilspolitikken sætter rammerne
En firmabilspolitik fastlægger virksomhedens regler for firmabiler. Den skaber klare rammer for bilvalg, økonomi, privat brug, løbende udgifter og ansvar.
Har I allerede reglerne på plads, kan I læse videre om flådestyring af firmabiler.
Det kommer vi ind på i guiden
✓ Ret til firmabil: Hvilke medarbejdere og roller skal være omfattet af ordningen?
✓ Bilbudget og bilvalg: Hvordan kan I sætte en TCO-ramme og samtidig give medarbejderen fleksibilitet?
✓ Privat brug og kilometer: Hvilke rammer skal gælde for brugen af bilen og ændringer i kørselsbehov?
✓ Løbende udgifter: Hvordan håndterer I opladning, brændstof, parkering og andre omkostninger?
✓ Service, skader og bøder: Hvordan fordeles ansvar mellem virksomhed og firmabilsbruger?
✓ Ændringer undervejs: Hvad gør I ved jobskifte, fratrædelse eller større udskiftning blandt medarbejderne?
✓ Praktisk tjekliste: 11 konkrete punkter I kan bruge, når firmabilspolitikken skal udformes eller opdateres.
Hvem skal have ret til firmabil?
Der findes ikke én rigtig model for, hvem der skal have firmabil. Det afhænger blandt andet af medarbejdernes kørselsbehov, virksomhedens organisation og firmabilens rolle i den samlede lønpakke.
En måde at gribe det an på, og som vi ofte oplever er en fordel, er at arbejde med forskellige bilniveauer.
Eksempel
En sælger kan eksempelvis have én TCO-ramme, en manager/leder har en højere og et direktionsmedlem en tredje. De konkrete niveauer afhænger af virksomheden. Pointen er, at bilrammen kan tilpasses rolle og behov frem for at være ens for alle.
Fastlæg også i politikkerne, hvem der godkender firmabilen, og hvem der kan godkende undtagelser fra de normale bil- eller budgetrammer.
Hvad er TCO?
TCO står for Total Cost of Ownership og dækker over de samlede omkostninger ved at have bilen – ikke kun den månedlige leasingydelse. Det kan fx være leasingydelse, forsikring, momsfradrag, reparations- og serviceaftaler, ejerafgift, brændstof/strøm, dæk aftaler og øvrige omkostninger.
Bilbudget og bilvalg skal være tydelige
Hos mange af de virksomheder, vi arbejder med, tager bilvalget udgangspunkt i en TCO-ramme frem for en fast liste over mærker og modeller. Inden for den ramme finder vi sammen med firmabilsbrugeren en bil, der passer til både medarbejderens behov og virksomhedens økonomi.
Det giver medarbejderen valgfrihed, mens virksomheden bevarer kontrollen over biløkonomien. Samtidig slipper virksomheden for at vedligeholde en detaljeret billiste, som hurtigt kan blive forældet, når priser, modelprogrammer og biludbud ændrer sig.
Virksomheden bør dog stadig tage stilling til, om der skal være overordnede krav til bilvalget. Det kan eksempelvis være, at firmabilerne skal være elbiler, at de skal opfylde bestemte sikkerhedskrav, eller at enkelte biltyper ikke passer til virksomhedens profil eller behov.
Privat brug, kilometer og løbende udgifter
Privat brug
Beskriv virksomhedens rammer for privat brug og erhvervskørsel. Tag eksempelvis stilling til, om bilen må bruges af andre i husstanden, til kørsel i udlandet, og om der er særlige begrænsninger, medarbejderen skal kende.
Kilometer
Det er især relevant at aftale, hvordan væsentlige ændringer i kilometerbehov håndteres, så leasingaftalen fortsat passer til den faktiske brug. Hvis den faktiske kørsel afviger fra aftalen, kan I læse mere om overkørte kilometer på leasingbil.
Løbende udgifter
Firmabilspolitikken bør tydeligt beskrive, hvilke udgifter virksomheden betaler, hvilke medarbejderen selv betaler, og hvordan de afregnes. Det gælder eksempelvis opladning eller brændstof, parkering og bilvask.
Service, skader og bøder kræver klar ansvarsfordeling
Fastlæg ansvaret for at følge servicekrav, reagere på advarsler og indberette skader. Beskriv også virksomhedens proces ved uheld og hvem medarbejderen skal kontakte.
Bilpolitikken bør gøre ansvarsfordelingen ved bøder og andre førerrelaterede forhold tydelig.
Når medarbejderens situation ændrer sig
Bilpolitikken bør beskrive, hvad der sker med firmabilen, hvis medarbejderen skifter stilling, får et væsentligt ændret kørselsbehov eller stopper i virksomheden.
Her spiller selve leasingaftalen også en rolle. Virksomheder ændrer sig, og derfor kan det være værd at sikre fleksibilitet, hvis behovet for firmabiler ændrer sig undervejs.
I videoen forklarer jeg, hvordan vi kan aftale, at en bestemt procentdel af bilflåden kan leveres tilbage på særlige vilkår.
Det kan give virksomheden større fleksibilitet, hvis medarbejdere stopper, skifter rolle, eller behovet for biler ændrer sig.
Tjekliste: 11 punkter I bør tage stilling til
Brug listen som arbejdsgrundlag, når I opretter eller reviderer virksomhedens firmabilspolitik.
✓ Ret til firmabil: Hvilke roller eller medarbejdergrupper er omfattet?
✓ Godkendelse: Hvem godkender bilen og eventuelle undtagelser?
✓ Bilbudget: Hvilken økonomisk ramme gælder, og hvad omfatter den?
✓ Bilvalg: Hvilke biler eller drivmidler må vælges?
✓ Privat brug: Hvilke rammer gælder for medarbejderens private brug?
✓ Kilometer: Hvordan håndteres ændret kørselsbehov og afvigelser fra aftalen?
✓ Brændstof og opladning: Hvilke udgifter afholder virksomheden, og hvilke brændstof- og ladeløsninger skal medarbejderen benytte?
✓ Service: Hvem har ansvar for service, vedligehold og opfølgning?
✓ Skader og bøder: Hvordan anmeldes skader, og hvordan er ansvaret fordelt?
✓ Ændringer: Hvad sker der ved ny rolle, fravær eller ændret behov?
✓ Tilbagelevering: Hvordan foregår processen, når medarbejderen stopper eller bilen skal afleveres?
Styrer du virksomhedens firmabiler?
Vi hjælper virksomheder med at gøre firmabilerne lettere at administrere – med en fast rådgiver og et setup, der tager højde for, at behov kan ændre sig undervejs.
Fra firmabilspolitik til en løsning, der fungerer i hverdagen
Firmabilsordninger ser forskellige ud fra virksomhed til virksomhed. Nogle ønsker en enkel TCO-ramme med stor valgfrihed, mens andre har flere bilniveauer, særlige krav eller behov for ekstra fleksibilitet.
Vi hjælper med at omsætte jeres firmabilspolitik og økonomiske rammer til et leasingsetup, der passer til virksomheden – med fokus på fleksibilitet, budgetsikkerhed og mindre administration.
Spørgsmål om firmabilspolitikker
Her er de korte svar på de spørgsmål, der typisk opstår, når virksomheder etablerer en firmabilsordning.
Hvad skal en firmabilspolitik indeholde?
En firmabilspolitik bør beskrive, hvem der har ret til firmabil, bilbudget og bilvalg samt regler for privat brug, kilometer, brændstof eller opladning, service, skader, bøder og tilbagelevering. Den bør også beskrive, hvad der sker, hvis medarbejderens rolle eller ansættelse ændrer sig.
Hvem bør være omfattet af virksomhedens firmabilspolitik?
Politikken kan tydeligt definere, hvilke medarbejdere eller stillingstyper der har ret til firmabil. Virksomheden kan eksempelvis fastsætte forskellige bilbudgetter eller rammer afhængigt af funktion og behov.
Kan Agilease hjælpe med at etablere en firmabilsordning?
Ja. Hvis I skal etablere en firmabilsordning eller justere en eksisterende ordning, kan vi hjælpe med sparring om, hvordan den kan skrues sammen i praksis. Vi kan rådgive om blandt andet bilbudgetter, bilvalg og de praktiske rammer med udgangspunkt i vores erfaring fra markedet. Man er altid velkommen til at række ud for en uforpligtende snak.
Kan medarbejderen selv vælge firmabil?
Det afhænger af virksomhedens bilpolitik. Medarbejderen kan få valgfrihed inden for en fastsat ramme for eksempelvis bilbudget, biltype, udstyr og drivmiddel, så valget passer til virksomhedens økonomi og behov.
Hvad sker der med firmabilen, hvis medarbejderen skifter stilling eller stopper?
Firmabilspolitikken bør beskrive, hvad der sker ved eksempelvis jobskifte internt, opsigelse eller længerevarende fravær. Det skaber klare rammer for både medarbejderen og virksomheden og mindsker risikoen for tvivl om bilen.
Hvem betaler for skader, bøder og overkørte kilometer?
Ansvarsfordelingen bør være fastlagt på forhånd. Politikken bør beskrive håndtering af skader, selvrisiko, bøder og kilometer ud over det aftalte, så medarbejderen ved, hvilke regler der gælder.